1. Tko je voditelj obrade
Voditelj obrade osobnih podataka opisanih u ovim Pravilima je društvo Vomi grupe s kojim je Vaš poslodavac ili poslovni subjekt kojeg zastupate sklopio Ugovor o računovodstvenim uslugama (dalje: „Ugovorno društvo”):
- VOMI d.o.o., Županijska ulica 42, 31000 Osijek, OIB 36946449172, ili
- VOMI CONSULTING d.o.o., Zrinjevac 4, 31000 Osijek, OIB 54258390599.
Aplikaciju Vomi Board razvilo je i tehnički njome upravlja Vomi d.o.o. Identitet Ugovornog društva vidljiv je u Aplikaciji i na računima.
Kontakt za zaštitu podataka: vomi@vomi.hr, s naznakom „Zaštita osobnih podataka”. Službenik za zaštitu podataka: Mladen Ardalić, vomi@vomi.hr.
2. Na koga se Pravila odnose
Pravila se odnose na Ovlaštene osobe — fizičke osobe kojima je klijent Vomija dodijelio pristup Aplikaciji (direktori, voditelji ljudskih potencijala, administrativni djelatnici, potpisnici) — te na djelatnike Vomi grupe koji Aplikaciju koriste u radu.
Podaci radnika naših klijenata. Osobne podatke radnika koje klijent unosi u Aplikaciju (radi prijava na osiguranja, evidencije rada i obračuna plaće) Vomi obrađuje kao izvršitelj obrade u ime klijenta. Za te podatke voditelj obrade je klijent, kao poslodavac, i on je dužan informirati svoje radnike. Uvjeti te obrade uređeni su Prilogom 1. Uvjeta korištenja. Radnici svoja prava ostvaruju kod poslodavca, a Vomi mu u tome pomaže.
3. Koje podatke prikupljamo
| Kategorija | Podaci | Izvor |
|---|---|---|
| Podaci o korisničkom računu | ime i prezime, poslovna e-mail adresa, broj telefona, naziv poslovnog subjekta, uloga i razina ovlaštenja | klijent koji otvara račun ili Vi |
| Podaci za prijavu | korisničko ime, lozinka (pohranjena isključivo kao hash), podaci o višefaktorskoj autentifikaciji | Vi |
| Zapisi o korištenju | vrijeme prijave i odjave, izvršene radnje, IP adresa, vrsta preglednika i uređaja | automatski, Aplikacija |
| Elektronički potpis | identitet potpisnika, vrijeme potpisa, IP adresa, identifikator uređaja, kontrolna suma (hash) dokumenta | automatski, pri potpisivanju |
| Komunikacija | poruke, komentari i zahtjevi upućeni kroz Aplikaciju ili podršku | Vi |
| Obavijesti | token uređaja za push obavijesti, postavke obavijesti | Vaš uređaj, uz dopuštenje |
Ne prikupljamo podatke u marketinške svrhe, ne izrađujemo profile i ne koristimo analitičke ni oglašivačke kolačiće.
4. Svrhe i pravne osnove obrade
| Svrha | Pravna osnova (GDPR) |
|---|---|
| Otvaranje i vođenje korisničkog računa, dodjela ovlaštenja, prijava u Aplikaciju | izvršavanje ugovora — čl. 6. st. 1. t. (b); legitimni interes klijenta i Vomija za organizaciju poslovne suradnje — čl. 6. st. 1. t. (f) |
| Pružanje funkcionalnosti Aplikacije (zahtjevi, evidencije, obračun, dokumenti, obavijesti) | izvršavanje ugovora — čl. 6. st. 1. t. (b) |
| Sigurnost sustava, sprječavanje zlouporabe, zapisi o pristupu (audit trail) | legitimni interes — čl. 6. st. 1. t. (f); obveza sigurnosti obrade — čl. 32. |
| Dokazivanje elektroničkog potpisivanja i prihvata Uvjeta | legitimni interes — čl. 6. st. 1. t. (f); pravna obveza — čl. 6. st. 1. t. (c) |
| Ispunjavanje zakonskih obveza (računovodstveni propisi, sprječavanje pranja novca, arhiviranje) | pravna obveza — čl. 6. st. 1. t. (c) |
| Korisnička podrška i komunikacija o radu Aplikacije | izvršavanje ugovora — čl. 6. st. 1. t. (b); legitimni interes — čl. 6. st. 1. t. (f) |
| Push obavijesti na uređaju | privola dana u postavkama uređaja — čl. 6. st. 1. t. (a); može se povući u svakom trenutku |
Kada se obrada temelji na legitimnom interesu, procijenili smo da on ne prevladava nad Vašim interesima i pravima. Više informacija o toj procjeni možete zatražiti na kontakt adresi.
5. Primatelji podataka
Podatke dijelimo samo onoliko koliko je nužno:
- podizvršiteljima obrade koji za nas obavljaju tehničke usluge (hosting, e-pošta, obavijesti, praćenje pogrešaka) — popis je u dokumentu Popis podizvršitelja obrade;
- nadležnim tijelima (npr. Porezna uprava, HZMO, HZZO, FINA) kada to propisuje zakon ili kada je nužno za ugovorenu uslugu;
- savjetnicima vezanima obvezom povjerljivosti (revizori, odvjetnici) kada je to potrebno za zaštitu naših prava;
- unutar Vomi grupe isključivo u opsegu opisanom u čl. 11.1.a. Uvjeta korištenja.
Podatke ne prodajemo, ne iznajmljujemo i ne koristimo za treniranje modela umjetne inteligencije.
6. Prijenos izvan EGP-a
Podatke pohranjujemo i obrađujemo unutar Europskoga gospodarskog prostora. Podizvršitelj koji isporučuje push obavijesti može ograničene tehničke podatke (identifikator uređaja) obrađivati u SAD-u. Takav prijenos provodi se samo uz valjani mehanizam iz Poglavlja V. GDPR-a — odluku o primjerenosti (EU-US Data Privacy Framework) ili standardne ugovorne klauzule Europske komisije. Presliku primijenjenih zaštitnih mjera možete zatražiti na kontakt adresi.
7. Koliko dugo čuvamo podatke
| Podaci | Rok čuvanja |
|---|---|
| Korisnički račun Ovlaštene osobe | dok traje ovlaštenje, a nakon ukidanja računa najviše 30 dana (rok za izvoz podataka), nakon čega se brišu |
| Zapisi o pristupu i sigurnosni logovi | 12 mjeseci od nastanka zapisa, dulje samo ako su potrebni za rješavanje incidenta ili spora |
| Evidencija elektroničkog potpisa i prihvata Uvjeta | dok se čuva potpisani dokument, odnosno dok traje ugovorni odnos i rok zastare potraživanja |
| Knjigovodstvene isprave, obračuni plaća, evidencije o radnicima | u rokovima propisanima Zakonom o računovodstvu, propisima o radu i mirovinskom osiguranju (vidi čl. 17.3. Uvjeta korištenja) |
| Dokumentacija o sprječavanju pranja novca | 10 godina, sukladno Zakonu o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma |
| Upiti korisničkoj podršci | 24 mjeseca od zatvaranja upita |
8. Kako štitimo podatke
Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere razmjerne riziku: šifriranje podataka u prijenosu i pohrani, individualne račune i višefaktorsku autentifikaciju, pristup po načelu najmanjih ovlaštenja, zapise o pristupu, redovite sigurnosne kopije i odvajanje podataka pojedinih klijenata. Svi djelatnici s pristupom podacima obvezani su na povjerljivost. Detaljni opis mjera sastavni je dio Priloga 1. Uvjeta korištenja.
9. Automatizirano odlučivanje
Ne donosimo odluke isključivo automatiziranom obradom, uključujući izradu profila, koje bi proizvodile pravne učinke ili na sličan način značajno utjecale na Vas.
10. Vaša prava
U vezi s podacima koje obrađujemo kao voditelj obrade imate pravo:
- na pristup podacima i presliku (čl. 15.);
- na ispravak netočnih i dopunu nepotpunih podataka (čl. 16.);
- na brisanje, kada za obradu više ne postoji osnova (čl. 17.);
- na ograničenje obrade (čl. 18.);
- na prenosivost podataka koje ste nam dali (čl. 20.);
- na prigovor obradi koja se temelji na legitimnom interesu (čl. 21.);
- povući privolu u svakom trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
Zahtjev pošaljite na vomi@vomi.hr. Odgovorit ćemo bez odgode, a najkasnije u roku od 30 dana; u složenim slučajevima rok se može produljiti za dodatna dva mjeseca, o čemu ćemo Vas obavijestiti. Radi zaštite podataka možemo zatražiti potvrdu identiteta.
11. Pravo na pritužbu
Ako smatrate da obrada krši propise o zaštiti podataka, možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu: Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop@azop.hr, www.azop.hr. Preporučujemo da nam se prije toga obratite kako bismo pokušali riješiti pitanje.
12. Je li davanje podataka obvezno
Podaci o korisničkom računu i podaci za prijavu nužni su za korištenje Aplikacije; bez njih pristup nije moguć. Davanje ostalih podataka dobrovoljno je ili ovisi o funkcionalnosti koju koristite.
13. Kolačići
Aplikacija koristi isključivo nužne kolačiće za prijavu i sigurnost sesije. Detalji su u dokumentu Pravila kolačića.
14. Izmjene Pravila
Pravila možemo mijenjati radi usklađenja s propisima ili promjenama u Aplikaciji. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo Vas u Aplikaciji ili e-poštom prije njihove primjene. Na vrhu dokumenta uvijek su navedeni verzija i datum.