Uvjeti korištenja

1. Uvodne odredbe i područje primjene

1.1. Ovim Uvjetima korištenja (dalje: „Uvjeti") uređuju se prava i obveze između Pružatelja i pravne ili fizičke osobe koja obavlja registriranu djelatnost i koja koristi aplikaciju Vomi Board (dalje: „Korisnik" ili „Klijent"), u vezi s pristupom i korištenjem aplikacije Vomi Board u svim njezinim izdanjima (iOS, Android, desktop i web izdanje) — dalje: „Aplikacija".

1.1.a. Aplikaciju je razvilo i njome upravlja Vomi d.o.o., koje je nositelj svih prava na Aplikaciji i tehnički operater sustava. Aplikacija se koristi i za praćenje, organizaciju i pružanje usluga klijentima sestrinskog društva Vomi Consulting d.o.o., koje Aplikaciju koristi na temelju ugovora s Vomi d.o.o. Oba društva primjenjuju iste standarde zaštite podataka i sigurnosti utvrđene ovim Uvjetima.

1.1.b. Društvo Vomi grupe s kojim je Korisnik sklopio Ugovor o računovodstvenim uslugama (dalje: „Ugovorno društvo") prema Korisniku je nositelj svih ugovornih prava i obveza iz ovih Uvjeta, uključujući odgovornost za obradu osobnih podataka u svojstvu izvršitelja obrade. Identitet Ugovornog društva vidljiv je Korisniku u Aplikaciji i naveden je na računima koje Korisnik prima.

1.2. Aplikacija je namijenjena isključivo poslovnim korisnicima (B2B). Aplikacija nije namijenjena potrošačima u smislu Zakona o zaštiti potrošača te se propisi o zaštiti potrošača na ovaj odnos ne primjenjuju.

1.3. Registracijom, prijavom u Aplikaciju ili bilo kojim drugim oblikom korištenja Aplikacije Korisnik potvrđuje da je pročitao, razumio i u cijelosti prihvatio ove Uvjete, uključujući Prilog 1. (Ugovorne odredbe o obradi osobnih podataka) koji čini njihov sastavni dio.

1.4. Ovi Uvjeti dopunjuju, a ne zamjenjuju, ugovor o pružanju računovodstvenih usluga sklopljen između Ugovornog društva i Korisnika (dalje: „Ugovor o računovodstvenim uslugama"). U slučaju nesuglasja između Ugovora o računovodstvenim uslugama i ovih Uvjeta, u pitanjima koja se odnose na samu Aplikaciju i obradu podataka putem Aplikacije primjenjuju se ovi Uvjeti, osim ako je pisanim putem izrijekom ugovoreno drukčije.

1.5. Prihvaćanjem ovih Uvjeta osoba koja ih prihvaća izjavljuje i jamči da je ovlaštena za zastupanje Korisnika, odnosno da ima valjanu ovlast za preuzimanje obveza u ime i za račun Korisnika.

2. Definicije

3. Opseg i funkcionalnosti Aplikacije

3.1. Aplikacija Korisniku omogućuje, ovisno o aktiviranim modulima:

a) Prijave, odjave i promjene podataka radnika — podnošenje zahtjeva Ugovornom društvu za prijavu radnika na obvezna osiguranja, odjavu s obveznih osiguranja te prijavu promjena tijekom osiguranja, uz prilaganje pripadajuće dokumentacije;

b) Evidenciju rada i odsutnosti — vođenje i pregled evidencije radnog vremena, godišnjih odmora, bolovanja, plaćenih i neplaćenih dopusta te drugih odsutnosti;

c) Dogovaranje datuma obračuna i isplate plaće — usuglašavanje termina obračuna, potvrdu podataka za obračun te pregled i preuzimanje obračuna plaće;

d) Obavijesti i dokumente — primanje obavijesti o zakonskim promjenama, rokovima i obvezama, te pregled, preuzimanje i digitalno potpisivanje izvještaja i drugih dokumenata;

e) Ostale funkcionalnosti koje Vomi s vremena na vrijeme može učiniti dostupnima.

3.2. Aplikacija je komunikacijski i organizacijski alat kojim se zamjenjuje razmjena podataka e-poštom, telefonom ili na papiru. Zaprimanje zahtjeva putem Aplikacije ne predstavlja samostalno podnošenje prijave nadležnim tijelima od strane Korisnika — prijave, odjave i promjene nadležnim tijelima podnosi Vomi, u okviru i pod uvjetima Ugovora o računovodstvenim uslugama.

3.3. Vomi zadržava pravo razvijati, mijenjati, nadograđivati ili ukidati pojedine funkcionalnosti Aplikacije. O bitnim izmjenama koje utječu na način korištenja Korisnik će biti obaviješten putem Aplikacije ili e-poštom.

4. Uvjeti pristupa — besplatno korištenje za klijente Vomija

4.1. Aplikacija se Korisniku ustupa na korištenje bez naknade, isključivo kao popratna pogodnost uz ugovorene računovodstvene usluge Vomi grupe. Pravo korištenja Aplikacije imaju isključivo poslovni subjekti koji imaju važeći Ugovor o računovodstvenim uslugama s Vomi d.o.o. ili s Vomi Consulting d.o.o. i uredno podmirene dospjele obveze po tom ugovoru.

4.2. Aplikacija se ne nudi kao samostalan proizvod, ne prodaje se trećim osobama i ne može se koristiti neovisno o računovodstvenim uslugama Vomi grupe.

4.2.a. Ako Korisnik ima ugovore s oba društva Vomi grupe, uvjeti iz ovog članka procjenjuju se zbirno — neplaćanje dospjelih obveza prema bilo kojem društvu Vomi grupe daje pravo na uskratu pristupa Aplikaciji.

4.3. Uskrata i suspenzija pristupa zbog neplaćanja. Ako Korisnik ne podmiri dospjelu obvezu po Ugovoru o računovodstvenim uslugama (uključujući mjesečnu naknadu, dodatno ugovorene radove i troškove):

a) Vomi će Korisniku uputiti pisanu opomenu (putem Aplikacije ili e-poštom) s naknadnim rokom za plaćanje od 8 (osam) dana;

b) ako obveza ne bude podmirena ni u naknadnom roku, Vomi ima pravo, bez daljnje najave, privremeno uskratiti (suspendirati) Korisniku i njegovim Ovlaštenim osobama pristup Aplikaciji, u cijelosti ili djelomično;

c) pristup se ponovno uspostavlja u roku od 2 (dva) radna dana od evidentiranog podmirenja cjelokupnog dugovanja;

d) ako suspenzija traje neprekidno dulje od 90 (devedeset) dana, odnosno ako prestane Ugovor o računovodstvenim uslugama, Vomi ima pravo trajno ukinuti korisničke račune, uz primjenu čl. 17. ovih Uvjeta o izvozu i brisanju podataka.

4.4. Suspenzija pristupa Aplikaciji ne oslobađa Korisnika obveze plaćanja dospjelih naknada niti utječe na pravo Vomija na naplatu potraživanja, zateznih kamata i troškova. Suspenzija također ne utječe na prava i obveze stranaka po Ugovoru o računovodstvenim uslugama, koji se u tom razdoblju primjenjuje neizmijenjeno, uključujući pravo Vomija na obustavu daljnjeg pružanja usluga sukladno tom ugovoru.

4.5. Za vrijeme suspenzije Podaci Korisnika ostaju pohranjeni i neizmijenjeni, a Vomi i dalje ispunjava svoje zakonske obveze čuvanja dokumentacije. Vomi ne odgovara za štetu, propuštene rokove ili troškove nastale Korisniku zbog suspenzije uzrokovane neplaćanjem.

4.6. Ako Vomi u budućnosti uvede naplatne module ili pakete, o tome će Korisnika obavijestiti najmanje 30 (trideset) dana unaprijed; korištenje dotad besplatnih funkcionalnosti neće se naplatiti bez prethodne izričite suglasnosti Korisnika.

5. Korisnički računi, ovlaštene osobe i sigurnost pristupa

5.1. Pristup Aplikaciji ostvaruje se putem osobnih korisničkih računa. Korisnik određuje koje će Ovlaštene osobe imati pristup i s kojom razinom ovlaštenja (npr. administrator, unos evidencije, potpisnik).

5.2. Korisnički računi su osobni i neprenosivi. Zabranjeno je dijeljenje pristupnih podataka, korištenje zajedničkih („generičkih") računa te omogućavanje pristupa Aplikaciji osobama koje nisu prijavljene kao Ovlaštene osobe.

5.3. Korisnik je dužan:

a) osigurati da svaka Ovlaštena osoba čuva pristupne podatke u tajnosti i koristi višefaktorsku autentifikaciju kada je ona dostupna;

b) bez odgode, a najkasnije sljedeći radni dan, obavijestiti Vomi o prestanku ovlaštenja bilo koje Ovlaštene osobe (npr. prestanak radnog odnosa, promjena radnog mjesta) radi ukidanja pristupa;

c) bez odgode prijaviti Vomiju svaku sumnju na neovlašteni pristup, gubitak uređaja ili kompromitiranje pristupnih podataka.

5.4. Korisnik odgovara za sve radnje poduzete putem korisničkih računa dodijeljenih njegovim Ovlaštenim osobama, kao za vlastite radnje.

5.5. Vomi ima pravo privremeno onemogućiti pojedini korisnički račun ako postoji opravdana sumnja na zlouporabu, neovlašteni pristup ili ugrožavanje sigurnosti sustava, o čemu će Korisnika obavijestiti bez odgode.

6. Obveze korisnika i točnost podataka

6.1. Korisnik jamči da su svi podaci i dokumenti koje unosi ili prilaže u Aplikaciju istiniti, potpuni, točni i ažurni, te da ima valjanu pravnu osnovu za njihovo dostavljanje Vomiju.

6.2. Korisnik je isključivo odgovoran za:

a) zakonitost prikupljanja osobnih podataka svojih radnika i drugih ispitanika te za informiranje ispitanika o obradi (čl. 13. i 14. GDPR-a), uključujući informaciju da se u obradi kao izvršitelj obrade koristi Vomi;

b) točnost podataka o radnom vremenu, odsutnostima, ugovorenoj plaći, obustavama, ovrhama, neoporezivim primicima i drugim elementima obračuna;

c) pravodobnost dostave zahtjeva i dokumentacije.

6.3. Korisnik se obvezuje da neće putem Aplikacije dostavljati osobne podatke koji nisu nužni za ugovorene svrhe, a posebno da neće prilagati dokumentaciju s medicinskim dijagnozama ili drugim posebnim kategorijama podataka izvan opsega koji je nužan za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa.

6.4. Zabranjeno je korištenje Aplikacije na način koji: ugrožava sigurnost ili dostupnost sustava; uključuje neovlašteni pristup, obrnuti inženjering, dekompiliranje, automatizirano preuzimanje sadržaja (scraping) ili zaobilaženje sigurnosnih mjera; krši propise ili prava trećih osoba; unosi zlonamjerni kôd.

7. Zahtjevi za prijavu, odjavu i promjenu podataka radnika

7.1. Korisnik zahtjeve za prijavu, odjavu i promjenu podnosi putem odgovarajućeg modula Aplikacije, uz obvezno prilaganje dokumentacije potrebne za postupanje (ugovor o radu, odluka, obavijest o prestanku, isprave radnika i sl.).

7.2. Korisnik je dužan zahtjev podnijeti pravodobno, i to najkasnije 2 (dva) radna dana prije traženog datuma nastanka činjenice, odnosno u roku koji Vomiju objektivno omogućuje postupanje unutar zakonskih rokova propisanih za prijavu, odjavu i prijavu promjene na obvezna osiguranja. Za zahtjeve zaprimljene nakon isteka tog roka, izvan radnog vremena Vomija, neradnim danom ili blagdanom, Vomi ne odgovara za propuštanje zakonskog roka.

7.3. Zahtjev se smatra zaprimljenim u trenutku kada mu Aplikacija dodijeli status „zaprimljeno". Status obrade zahtjeva vidljiv je Korisniku u Aplikaciji.

7.4. Vomi ima pravo zatražiti dopunu ili ispravak zahtjeva. Do dostave uredne dopune rokovi iz točke 7.2. ne teku.

7.5. Vomi ne odgovara za štetu, novčane kazne, prekršajne ili druge sankcije nastale zbog netočnih, nepotpunih ili nepravodobno dostavljenih podataka i dokumentacije Korisnika.

8. Obračun i isplata plaće

8.1. Datum obračuna i predloženi datum isplate plaće usuglašavaju se putem Aplikacije. Usuglašeni datum ne oslobađa Korisnika obveze isplate plaće u rokovima propisanim Zakonom o radu i ugovorom o radu.

8.2. Korisnik je dužan podatke potrebne za obračun (evidencija rada, odsutnosti, varijabilni dijelovi plaće, neoporezivi primici, obustave) potvrditi u Aplikaciji do roka naznačenog za pojedini obračunski period. Potvrdom podataka Korisnik preuzima odgovornost za njihovu točnost.

8.3. Obračun plaće, obračunske isprave i pripadajuća izvješća Vomi izrađuje i stavlja na raspolaganje u Aplikaciji. Korisnik je dužan obračun pregledati i eventualne primjedbe istaknuti prije izvršenja isplate, odnosno najkasnije u roku od 2 radna dana od stavljanja na raspolaganje.

8.4. Vomi ne izvršava platne transakcije (isplatu plaća, uplatu doprinosa i poreza) putem Aplikacije, osim ako je to izrijekom i posebno pisano ugovoreno. Aplikacija može generirati naloge, obrasce ili barkodove za plaćanje, čije izvršenje ostaje isključiva obveza Korisnika.

9. Digitalno potpisivanje dokumenata

9.1. Aplikacija omogućuje elektroničko potpisivanje izvještaja, obračuna, suglasnosti i drugih dokumenata od strane Ovlaštenih osoba Korisnika.

9.2. Elektronički potpis u Aplikaciji ostvaruje se kao jednostavni odnosno napredni elektronički potpis u smislu Uredbe (EU) br. 910/2014 (eIDAS) i Zakona o provedbi Uredbe (EU) br. 910/2014 (NN 62/17). Za dokumente za koje poseban propis zahtijeva kvalificirani elektronički potpis, javnobilježnički oblik ili vlastoručni potpis, Korisnik je dužan koristiti odgovarajući oblik izvan Aplikacije.

9.3. Stranke suglasno prihvaćaju dokazno svojstvo evidencije potpisivanja (audit trail) koju vodi Aplikacija — identitet potpisnika, vrijeme potpisa, IP adresa, identifikator uređaja i kontrolna suma (hash) dokumenta — kao vjerodostojan dokaz o izvršenom potpisivanju.

9.4. Korisnik se obvezuje osigurati da elektroničko potpisivanje obavljaju isključivo osobe koje su za to ovlaštene prema njegovim internim aktima i propisima o zastupanju.

10. Obavijesti o zakonskim promjenama

10.1. Obavijesti o zakonskim i drugim propisanim promjenama koje Vomi objavljuje u Aplikaciji informativne su naravi, izrađene su na temelju javno dostupnih izvora i ne predstavljaju pravni, porezni ili financijski savjet prilagođen konkretnoj situaciji Korisnika.

10.2. Za savjetovanje o konkretnom slučaju Korisnik se upućuje da se obrati Vomiju u okviru Ugovora o računovodstvenim uslugama ili odgovarajućem stručnjaku. Vomi ne odgovara za odluke koje Korisnik donese isključivo na temelju općih obavijesti iz Aplikacije.

11. Zaštita osobnih podataka — opće odredbe

11.1. Uloge stranaka. U odnosu na osobne podatke radnika, bivših radnika, kandidata, vanjskih suradnika i drugih ispitanika koje Korisnik unosi u Aplikaciju, Korisnik je voditelj obrade, a Ugovorno društvo je izvršitelj obrade koji podatke obrađuje isključivo po dokumentiranoj uputi Korisnika. Uzajamna prava i obveze uređene su Prilogom 1. ovih Uvjeta, koji predstavlja ugovor iz čl. 28. st. 3. GDPR-a.

11.1.a. Odnos unutar Vomi grupe. Ako je Ugovorno društvo Vomi Consulting d.o.o., tada Vomi d.o.o. u odnosu na osobne podatke Korisnika postupa kao podizvršitelj obrade (tehnički operater Aplikacije, hosting i održavanje) te je ugovorom s Vomi Consultingom obvezano na iste obveze zaštite podataka koje su utvrđene Prilogom 1. Podaci Korisnika ne razmjenjuju se između društava Vomi grupe u druge svrhe, a djelatnici jednog društva nemaju pristup podacima klijenata drugog društva, osim u opsegu nužnom za tehničko održavanje sustava i uz evidentiranje pristupa.

11.2. Ograničenje svrhe. Prihvaćanjem ovih Uvjeta Korisnik ovlašćuje Vomi da osobnim podacima danim putem Aplikacije raspolaže isključivo u svrhu izvršavanja radnji prijava, odjava i promjena na obveznim osiguranjima, vođenja evidencija rada i odsutnosti, obračuna plaća i naknada te izrade, dostave i potpisivanja pripadajućih izvještaja i dokumenata, kao i ispunjenja s time povezanih zakonskih obveza Vomija.

11.3. Vomi se izrijekom obvezuje da osobne podatke neće:

a) koristiti u vlastite svrhe niti u bilo koju svrhu koja nije navedena u točki 11.2.;

b) prodavati, iznajmljivati, ustupati ili na drugi način činiti dostupnima trećim osobama, osim podobrađivačima iz Priloga 1. i nadležnim tijelima kada je to propisano zakonom;

c) koristiti u marketinške svrhe, za profiliranje ili automatizirano donošenje odluka;

d) koristiti za razvoj, treniranje ili unaprjeđivanje modela umjetne inteligencije, osim u potpuno anonimiziranom obliku iz kojeg identifikacija ispitanika nije moguća.

11.4. Vomi kao samostalni voditelj obrade. Vomi je samostalni voditelj obrade u odnosu na: (i) podatke Ovlaštenih osoba Korisnika potrebne za vođenje korisničkih računa i evidencije pristupa (pravna osnova: legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a, i izvršavanje ugovora, čl. 6. st. 1. t. (b)); (ii) podatke koje je dužan obrađivati radi ispunjenja vlastitih zakonskih obveza (računovodstveni propisi, propisi o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, arhiviranje) — čl. 6. st. 1. t. (c) GDPR-a.

11.5. Prava ispitanika. Ispitanici se sa zahtjevima za ostvarivanje prava (pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost, prigovor) obraćaju Korisniku kao voditelju obrade. Vomi će Korisniku pružiti razumnu pomoć u postupanju po takvim zahtjevima na način utvrđen Prilogom 1.

11.6. Nadzorno tijelo. Ispitanici imaju pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop@azop.hr.

11.7. Kontakt za zaštitu podataka: vomi@vomi.hr, s naznakom „Zaštita osobnih podataka".

12. Povjerljivost i poslovna tajna

12.1. Sve informacije koje stranke razmijene putem Aplikacije, uključujući podatke o plaćama, poslovanju, klijentima, cijenama i tehničkim rješenjima, smatraju se poslovnom tajnom u smislu Zakona o zaštiti neobjavljenih informacija s tržišnom vrijednosti.

12.2. Obveza čuvanja povjerljivosti traje za vrijeme trajanja ugovornog odnosa i 5 (pet) godina nakon njegova prestanka, a za osobne podatke i podatke koji predstavljaju poslovnu tajnu prema posebnim propisima — neograničeno, dok traje njihova zaštita.

12.3. Vomi jamči da su sve osobe koje u njegovo ime obrađuju podatke Korisnika obvezane pisanom izjavom o povjerljivosti ili odgovarajućom zakonskom obvezom čuvanja tajne.

13. Intelektualno vlasništvo i licenca

13.1. Aplikacija, njezin izvorni i izvršni kôd, baza podataka, dizajn, sučelja, nazivi, logotipi i dokumentacija isključivo su vlasništvo Vomi d.o.o. i zaštićeni su propisima o autorskom pravu i pravu industrijskog vlasništva.

13.2. Korisniku se ovim Uvjetima daje neisključivo, neprenosivo, vremenski ograničeno i opozivo pravo korištenja Aplikacije, isključivo za vlastite poslovne potrebe i za vrijeme trajanja Ugovora o računovodstvenim uslugama. Nikakva druga prava se ne prenose.

13.3. Podaci Korisnika ostaju u vlasništvu Korisnika. Vomi na njima ne stječe nikakva prava osim ograničenog prava obrade nužnog za pružanje usluge sukladno točki 11.2.

13.4. Vomi ima pravo koristiti agregirane i anonimizirane statističke podatke o korištenju Aplikacije (npr. broj obrađenih zahtjeva, prosječno vrijeme obrade) radi unaprjeđenja usluge, pod uvjetom da se iz njih ne mogu identificirati Korisnik niti bilo koji ispitanik.

14. Dostupnost, održavanje i podrška

14.1. Vomi će nastojati osigurati visoku dostupnost Aplikacije, ali s obzirom na to da se Aplikacija ustupa bez naknade, ne jamči neprekinutu i besprijekornu dostupnost niti ugovara razinu usluge (SLA), osim ako je to posebno pisano ugovoreno.

14.2. Planirano održavanje Vomi će, kad je to izvedivo, provoditi izvan radnog vremena i najaviti najmanje 24 sata unaprijed putem Aplikacije.

14.3. Korisnička podrška dostupna je radnim danom od 8:00 do 16:00 sati putem e-pošte vomi@vomi.hr i sustava podrške u Aplikaciji.

14.4. Nedostupnost Aplikacije ne oslobađa Korisnika zakonskih obveza. U slučaju duljeg prekida rada Aplikacije Korisnik je dužan zahtjeve i podatke dostaviti Vomiju alternativnim kanalom (e-pošta), a Vomi ih je dužan obraditi kao da su zaprimljeni putem Aplikacije.

15. Odgovornost i ograničenje odgovornosti

15.1. Vomi odgovara za stručnost i pravodobnost obavljanja računovodstvenih radnji sukladno Ugovoru o računovodstvenim uslugama i mjerodavnim propisima. Ovi Uvjeti ne isključuju i ne ograničavaju tu odgovornost.

15.2. U odnosu na samu Aplikaciju kao besplatno ustupljeni alat, Vomi ne odgovara za:

a) štetu nastalu zbog netočnih, nepotpunih ili nepravodobno unesenih podataka Korisnika;

b) štetu nastalu zbog neovlaštenog pristupa uzrokovanog propustima na strani Korisnika (dijeljenje lozinki, neprijavljen prestanak ovlaštenja, kompromitirani uređaji);

c) privremenu nedostupnost Aplikacije, prekide u radu interneta, kvarove na uređajima Korisnika ili više sile;

d) izmaklu dobit, gubitak poslovne prilike, gubitak ugleda te neizravnu i posljedičnu štetu.

15.3. Ograničenja odgovornosti iz ove točke ne primjenjuju se u slučaju namjere ili krajnje nepažnje Vomija, povrede obveza zaštite osobnih podataka, kao ni u drugim slučajevima u kojima ograničenje odgovornosti nije dopušteno prisilnim propisima.

15.4. Korisnik se obvezuje naknaditi Vomiju svaku štetu i troškove (uključujući troškove postupaka i novčane kazne) nastale zbog povrede ovih Uvjeta od strane Korisnika ili njegovih Ovlaštenih osoba, odnosno zbog dostavljanja podataka bez valjane pravne osnove.

16. Trajanje, raskid i posljedice prestanka

16.1. Pravo korištenja Aplikacije traje dok traju Ugovor o računovodstvenim uslugama i ispunjenost uvjeta iz čl. 4. ovih Uvjeta.

16.2. Korisnik može u svako doba prestati koristiti Aplikaciju i zatražiti ukidanje korisničkih računa, uz pisanu obavijest Vomiju; time ne prestaje Ugovor o računovodstvenim uslugama.

16.3. Vomi može otkazati pravo korištenja Aplikacije uz otkazni rok od 30 (trideset) dana, a bez otkaznog roka u slučaju: (i) prestanka Ugovora o računovodstvenim uslugama; (ii) neplaćanja pod uvjetima iz čl. 4.3.; (iii) bitne povrede ovih Uvjeta, osobito zlouporabe Aplikacije ili ugrožavanja sigurnosti sustava.

17. Izvoz i brisanje podataka nakon prestanka

17.1. Nakon prestanka prava korištenja Aplikacije, Korisnik ima rok od 30 (trideset) dana za preuzimanje (izvoz) svojih podataka i dokumenata u strojno čitljivom formatu (CSV/XLSX) i u PDF formatu za dokumente. Na zahtjev, Vomi će izvoz izraditi i dostaviti; za opsežne izvoze izvan standardnih formata Vomi može zaračunati razuman trošak rada.

17.2. Po isteku roka iz točke 17.1. Vomi će osobne podatke koje obrađuje kao izvršitelj obrade izbrisati ili vratiti Korisniku, sukladno njegovoj uputi, uključujući postojeće kopije.

17.3. Iznimka: Vomi zadržava i dalje čuva dokumentaciju i podatke za koje postoji zakonska obveza čuvanja, i to isključivo u tu svrhu i uz odgovarajuće zaštitne mjere, osobito:

• knjigovodstvene isprave i evidencije — u rokovima propisanim Zakonom o računovodstvu i poreznim propisima;

• obračuni plaća, isprave o plaćama i podaci relevantni za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja — u rokovima propisanim propisima o mirovinskom osiguranju i radu;

• evidencije o radnicima i radnom vremenu — u rokovima propisanim Zakonom o radu i pripadajućim pravilnikom;

• dokumentacija propisana propisima o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma.

17.4. Suspenzija pristupa zbog neplaćanja (čl. 4.3.) ne predstavlja prestanak prava korištenja u smislu ovog članka; podaci se u tom razdoblju ne brišu.

18. Izmjene Uvjeta

18.1. Vomi zadržava pravo izmjene ovih Uvjeta. O izmjenama će Korisnika obavijestiti putem Aplikacije i/ili e-poštom najmanje 15 (petnaest) dana prije njihova stupanja na snagu, uz isticanje pročišćenog teksta.

18.2. Ako Korisnik ne prihvaća izmjene, ima pravo prestati koristiti Aplikaciju i zatražiti ukidanje korisničkih računa prije stupanja izmjena na snagu. Nastavak korištenja Aplikacije nakon stupanja izmjena na snagu smatra se prihvatom izmijenjenih Uvjeta.

18.3. Izmjene koje su nužne radi usklađenja s propisima ili odlukama nadležnih tijela stupaju na snagu danom propisanim tim propisom odnosno odlukom.

19. Mjerodavno pravo i rješavanje sporova

19.1. Na ove Uvjete primjenjuje se pravo Republike Hrvatske, uz isključenje kolizijskih pravila.

19.2. Stranke će sporove nastojati riješiti sporazumno. Ako to nije moguće, za rješavanje sporova nadležan je stvarno nadležni sud u Osijeku.

20. Završne odredbe

20.1. Ako pojedina odredba ovih Uvjeta postane ništetna ili neprovediva, to ne utječe na valjanost ostalih odredbi; ništetna odredba zamijenit će se odredbom koja je valjana i najbliža gospodarskoj svrsi zamijenjene odredbe.

20.2. Korisnik ne može prava i obveze iz ovih Uvjeta prenijeti na treću osobu bez prethodne pisane suglasnosti Vomija.

20.3. Sve obavijesti dostavljaju se putem Aplikacije ili na kontaktne adrese e-pošte navedene u korisničkom računu i smatraju se primljenima idućeg radnog dana od slanja.

20.4. Ovi Uvjeti sastavljeni su na hrvatskom jeziku. U slučaju prijevoda, mjerodavna je hrvatska verzija.

20.5. Ovi Uvjeti stupaju na snagu danom objave u Aplikaciji i primjenjuju se na sve Korisnike od dana prihvata.

Prilog 1. — Ugovorne odredbe o obradi osobnih podataka

(Ugovor o obradi u smislu čl. 28. st. 3. Opće uredbe o zaštiti podataka)

Voditelj obrade: Korisnik

Izvršitelj obrade: Ugovorno društvo, i to:

— VOMI d.o.o., Županijska ulica 42, 31000 Osijek, OIB: 36946449172, ili

— VOMI CONSULTING d.o.o., Zrinjevac 4, 31000 Osijek, OIB: 54258390599

Podizvršitelj obrade (kada je Ugovorno društvo Vomi Consulting d.o.o.): VOMI d.o.o. — tehnički operater Aplikacije.

A. Predmet, trajanje, priroda i svrha obrade

Predmet: obrada osobnih podataka nužna za pružanje usluga putem Aplikacije Vomi Board i računovodstvenih usluga obračuna plaća i vođenja kadrovskih evidencija.

Trajanje: za vrijeme trajanja Ugovora o računovodstvenim uslugama i korištenja Aplikacije, uvećano za zakonske rokove čuvanja iz čl. 17.3. Uvjeta.

Priroda i svrha obrade: prikupljanje, bilježenje, organiziranje, strukturiranje, pohrana, uvid, uporaba, izmjena, prijenos nadležnim tijelima i brisanje osobnih podataka radi:

1. prijave, odjave i prijave promjena na obvezna osiguranja;

2. vođenja evidencije radnog vremena i odsutnosti;

3. obračuna plaća, naknada plaće, drugih primitaka i obustava;

4. izrade i podnošenja propisanih izvješća (npr. JOPPD) te izrade obračunskih isprava;

5. dostave, pregleda i elektroničkog potpisivanja dokumenata;

6. komunikacije s Korisnikom o navedenim poslovima.

Zabranjena je svaka obrada izvan navedenih svrha.

B. Kategorije ispitanika

Radnici Korisnika (uključujući bivše radnike), osobe angažirane po ugovorima izvan radnog odnosa, članovi uprave i izvršni direktori, uzdržavani članovi obitelji radnika (u opsegu potrebnom za osobni odbitak), zakonski zastupnici i Ovlaštene osobe Korisnika.

C. Vrste osobnih podataka

Posebne kategorije podataka (čl. 9. GDPR-a): obrađuju se samo iznimno i u najmanjoj nužnoj mjeri — podatak o postojanju invaliditeta ili smanjene radne sposobnosti te šifra/razlog odsutnosti zbog bolesti isključivo u opsegu potrebnom za obračun naknade plaće i ostvarivanje prava i obveza iz radnog prava, temeljem čl. 9. st. 2. t. (b) GDPR-a. Medicinske dijagnoze se ne unose niti obrađuju.

D. Obveze izvršitelja obrade (Vomija)

Vomi se obvezuje:

a) osobne podatke obrađivati isključivo na temelju dokumentiranih uputa Korisnika, uključujući upute sadržane u ovim Uvjetima i zahtjevima podnesenima putem Aplikacije, osim kada je obrada propisana pravom EU-a ili hrvatskim pravom — u kojem će slučaju o tome obavijestiti Korisnika prije obrade, osim ako je takva obavijest zabranjena;

b) bez odgode obavijestiti Korisnika ako smatra da je pojedina uputa protivna GDPR-u ili drugim propisima o zaštiti podataka;

c) osigurati da su sve osobe ovlaštene za obradu obvezane na povjerljivost i primjereno educirane;

d) provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere iz odjeljka F. ovog Priloga (čl. 32. GDPR-a);

e) poštovati uvjete angažiranja podobrađivača iz odjeljka E.;

f) uzimajući u obzir prirodu obrade, pomagati Korisniku odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama u ispunjavanju obveze odgovaranja na zahtjeve ispitanika — Vomi će Korisniku dostaviti tražene informacije ili provesti tražene radnje u roku od 5 (pet) radnih dana od zaprimanja zahtjeva Korisnika;

g) pomagati Korisniku u ispunjavanju obveza iz čl. 32.–36. GDPR-a (sigurnost obrade, obavješćivanje o povredama, procjena učinka, prethodno savjetovanje);

h) po izboru Korisnika izbrisati ili vratiti sve osobne podatke nakon prestanka pružanja usluga, uz iznimku zakonskih obveza čuvanja (čl. 17.3. Uvjeta);

i) staviti Korisniku na raspolaganje sve informacije nužne za dokazivanje poštovanja obveza iz čl. 28. GDPR-a te omogućiti i doprinijeti revizijama;

j) voditi evidenciju kategorija aktivnosti obrade koje obavlja u ime Korisnika (čl. 30. st. 2. GDPR-a).

E. Podobrađivači

E.1. Korisnik daje Vomiju opće pisano ovlaštenje za angažiranje podobrađivača za pojedine tehničke aspekte usluge (hosting, sigurnosno kopiranje, dostava e-pošte, sustav podrške, platforma za elektroničko potpisivanje, održavanje programske podrške).

E.2. Vomi će s podobrađivačem sklopiti ugovor kojim mu nameće iste obveze zaštite podataka kao što su utvrđene ovim Prilogom, te u cijelosti odgovara Korisniku za postupanje podobrađivača.

E.3. Vomi će o namjeri dodavanja ili zamjene podobrađivača obavijestiti Korisnika najmanje 15 (petnaest) dana unaprijed. Korisnik ima pravo iz opravdanih razloga vezanih uz zaštitu podataka uložiti prigovor u roku od 15 dana; ako sporazum nije moguć, Korisnik ima pravo raskinuti korištenje Aplikacije bez naknade štete.

E.4. Aktualan popis podobrađivača dostupan je u Aplikaciji, a čini ga:

F. Tehničke i organizacijske mjere (čl. 32. GDPR-a)

Kontrola pristupa: individualni korisnički računi, politika složenih lozinki, višefaktorska autentifikacija, uloge i ovlaštenja po načelu najmanjih privilegija, automatsko ukidanje pristupa po prestanku ovlaštenja.

Kriptografija: enkripcija podataka u prijenosu (TLS 1.2 ili više) i enkripcija podataka u mirovanju; hashiranje lozinki.

Zapisi i sljedivost: bilježenje pristupa i radnji nad podacima (audit trail), zaštićeno od izmjene, s primjerenim rokom čuvanja.

Dostupnost i oporavak: redovite sigurnosne kopije, geografski odvojena pohrana kopija, testiranje postupka oporavka, plan kontinuiteta poslovanja.

Sigurnost sustava: redovito ažuriranje i zakrpe, zaštita od zlonamjernog softvera, vatrozid, odvajanje produkcijskog i testnog okruženja, pseudonimizacija podataka u testnim okruženjima.

Organizacijske mjere: interne politike zaštite podataka i informacijske sigurnosti, izjave o povjerljivosti, redovita edukacija zaposlenika, postupak upravljanja incidentima, kontrola fizičkog pristupa poslovnim prostorijama i pismohrani.

Odvojenost podataka: logičko odvajanje podataka pojedinih Korisnika (multi-tenant izolacija) tako da Korisnik može pristupiti isključivo vlastitim podacima.

G. Povreda osobnih podataka

G.1. Vomi će Korisnika obavijestiti o svakoj povredi osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 24 sata od saznanja za povredu, kako bi Korisnik mogao ispuniti obvezu izvješćivanja AZOP-a u roku od 72 sata (čl. 33. GDPR-a).

G.2. Obavijest sadrži: opis prirode povrede, kategorije i približan broj pogođenih ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice, poduzete i predložene mjere te kontakt osobe za dodatne informacije.

G.3. Obavješćivanje ispitanika i nadzornog tijela obveza je Korisnika kao voditelja obrade; Vomi mu u tome pruža punu suradnju.

H. Prijenos podataka izvan EGP-a

Osobni podaci obrađuju se i pohranjuju unutar Europskoga gospodarskog prostora. Prijenos u treću zemlju moguć je isključivo uz prethodnu obavijest Korisniku i uz postojanje valjanog mehanizma iz Poglavlja V. GDPR-a (odluka o primjerenosti ili standardne ugovorne klauzule uz procjenu učinka prijenosa).

I. Revizija

I.1. Korisnik ima pravo, jednom godišnje te dodatno nakon nastanka povrede osobnih podataka, provjeriti ispunjava li Vomi obveze iz ovog Priloga, uz pisanu najavu od najmanje 30 (trideset) dana.

I.2. Revizija se provodi u radno vrijeme, uz minimalno ometanje poslovanja i uz obvezu čuvanja povjerljivosti podataka drugih klijenata Vomija. Vomi može dokaz o usklađenosti pružiti i dostavom važećih certifikata, izvješća neovisnog revizora ili ispunjenim upitnikom o usklađenosti.

I.3. Troškove revizije snosi Korisnik, osim ako se revizijom utvrdi bitna povreda obveza na strani Vomija.

Prihvat Uvjeta

Prihvaćanjem ovih Uvjeta u Aplikaciji Korisnik potvrđuje da je s njima i s Prilogom 1. u cijelosti upoznat i suglasan. Elektronički zapis o prihvatu (identitet osobe, datum i vrijeme, verzija Uvjeta) pohranjuje se u sustavu i ima dokaznu snagu pisanog očitovanja volje.